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Jahresabschluss Einzelfirma: Schritt für Schritt

Vom letzten Beleg bis zur Zahl in der Steuererklärung: Was du beim Jahresabschluss einer Einzelfirma mit einfacher Buchhaltung prüfen und erstellen musst.

4 Min. Lesezeit

Der Jahresabschluss klingt nach einem grossen Akt. Bei einer einfachen Buchhaltung ist es vor allem eine Kontrollrunde — und am Ende steht eine einzige Zahl, die in deine Steuererklärung wandert.

Was am Ende herauskommt

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung besteht der Abschluss aus drei Dokumenten:

  1. Ergebnisrechnung — Einnahmen minus Ausgaben, gegliedert nach Kategorien
  2. Buchungsjournal — alle Buchungen des Jahres, fortlaufend nummeriert
  3. Belegsammlung — zu jeder Buchung der zugehörige Beleg

Eine Bilanz brauchst du unter CHF 500'000.– Umsatz nicht. Es genügt eine Aufstellung der wesentlichen Vermögenswerte und Schulden.

Die Kontrollrunde vor dem Abschluss

1. Vollständigkeit prüfen

Gleiche deine Buchungen mit den Kontoauszügen ab. Jede Bewegung auf dem Geschäftskonto muss erfasst sein. Besonders leicht vergessen:

  • Bargeschäfte ohne Kontobewegung
  • Zahlungen über PayPal, Stripe oder TWINT
  • Gebühren, die die Zahlungsanbieter direkt abgezogen haben
  • Ausgaben, die du privat vorgestreckt hast

2. Belege kontrollieren

Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Fehlende Belege sind jetzt noch nachforderbar, in drei Jahren bei einer Prüfung nicht mehr.

3. Abgrenzungen entscheiden

Rechnest du nach vereinnahmtem Entgelt ab — der Normalfall — zählt eine Einnahme in dem Jahr, in dem das Geld eingegangen ist. Eine im Dezember gestellte und im Januar bezahlte Rechnung gehört also ins neue Jahr.

Bei vereinbartem Entgelt zählt das Rechnungsdatum.

4. Abschreibungen erfassen

Anschaffungen über der Aktivierungsgrenze von rund CHF 1'000.– werden nicht im Kaufjahr voll abgezogen, sondern über die Nutzungsdauer verteilt. Ein Laptop für CHF 2’400 bei drei Jahren Nutzungsdauer ergibt CHF 800 Abschreibung pro Jahr.

5. Privatanteile korrigieren

Was du geschäftlich gebucht, aber privat genutzt hast, gehört korrigiert:

  • Geschäftsfahrzeug — 0.9 % des Kaufpreises exkl. MWST pro Monat, also 10.8 % im Jahr, mindestens aber CHF 1’800
  • Telefon und Internet — anteilig nach tatsächlicher Nutzung
  • Arbeitszimmer — anteilig nach Fläche, sofern es die Voraussetzungen erfüllt

Die Ergebnisrechnung

Am Ende steht eine Aufstellung nach diesem Muster:

Ergebnisrechnung (Beispiel)
Total Einnahmen85'000.00
Total Ausgaben−30'980.00
Ergebnis = steuerbares Einkommen54'020.00

Diese eine Zahl trägst du in die Steuererklärung ein.

Bei einer Einzelfirma gibt es keinen Lohn und keine Gewinnausschüttung. Das Ergebnis ist dein Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und wird zusammen mit deinem übrigen Einkommen besteuert.

Was du der Steuererklärung beilegst

  • Die Ergebnisrechnung
  • Auf Verlangen das vollständige Journal
  • Bei einem Verlust: die Aufstellung zur Verlustverrechnung

Die Belege selbst reichst du nicht ein — du bewahrst sie zehn Jahre auf und legst sie nur auf Nachfrage vor.

Nach dem Abschluss: sperren

Ist der Abschluss eingereicht, sollte das Jahr gegen Änderungen gesperrt werden. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt, dass nachträgliche Anpassungen erkennbar bleiben. Notwendige Korrekturen laufen deshalb über eine Storno-Buchung im laufenden Jahr, nicht über das Überschreiben der alten.

Checkliste

  • Kontoauszüge mit den Buchungen abgeglichen
  • Zahlungsanbieter brutto erfasst, Gebühren separat
  • Jede Buchung hat einen Beleg
  • Abgrenzung offener Rechnungen entschieden und konsequent angewandt
  • Abschreibungen erfasst
  • Privatanteile korrigiert
  • MWST-Abrechnungen des Jahres eingereicht
  • Ergebnisrechnung und Journal erzeugt
  • Belege archiviert
  • Ergebnis der AHV-Ausgleichskasse gemeldet
  • Jahr gesperrt

Stand der Angaben: Die in diesem Artikel genannten Sätze und Beträge entsprechen dem Stand vom 6. August 2026. Sie dienen der Information und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte erteilen die ESTV, deine kantonale Steuerverwaltung oder eine Treuhandstelle.

Häufige Fragen

Brauche ich als Einzelfirma eine Bilanz?
Unter CHF 500 000 Umsatz nicht. Es genügt eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und die wesentliche Vermögenslage. Eine formelle Bilanz nach Gliederungsvorschriften ist nicht verlangt.
Bis wann muss der Abschluss fertig sein?
Es gibt keine eigene gesetzliche Frist für den Abschluss selbst. Massgebend ist die Frist für die Steuererklärung, die je nach Kanton zwischen März und Mai liegt und meist verlängert werden kann.
Muss ich offene Kundenrechnungen ins alte Jahr nehmen?
Das hängt von deiner Methode ab. Rechnest du nach vereinnahmtem Entgelt ab, zählt eine Einnahme erst, wenn das Geld eingeht — offene Rechnungen bleiben also draussen. Bei vereinbartem Entgelt zählen sie zum Jahr der Rechnungsstellung.
Was mache ich mit dem Gewinn?
Bei einer Einzelfirma gibt es keinen Lohn und keine Gewinnausschüttung. Das Ergebnis ist direkt dein steuerbares Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und wird zusammen mit deinem übrigen Einkommen versteuert.

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