Buchführungspflicht Schweiz: einfach oder doppelt?

Die Frage klingt trocken, entscheidet aber darüber, ob deine Buchhaltung zehn Minuten pro Woche kostet oder einen Treuhänder braucht. Die gute Nachricht: Für die allermeisten Selbständigen gilt die einfache Variante.

Die Grenze

Artikel 957 des Obligationenrechts unterscheidet zwei Fälle.

Ordentliche Buchführung — also die doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung — brauchen:

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000.– Jahresumsatz
• alle juristischen Personen, also GmbH und AG, unabhängig vom Umsatz
• Unternehmen, die zur ordentlichen Revision verpflichtet sind

Vereinfachte Buchführung genügt allen anderen. Das Gesetz verlangt dann nur Buch über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage. Genau das ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, umgangssprachlich Milchbüechli-Rechnung.

Was «Vermögenslage» konkret heisst

Der Begriff verunsichert viele, ist aber weniger, als er klingt. Du musst festhalten, was dem Geschäft an Wesentlichem gehört und was es schuldet:

• Geschäftskonto und Barkasse
• Anlagegüter über der Aktivierungsgrenze, etwa Fahrzeuge oder Werkstattausrüstung
• offene Kundenrechnungen (Debitoren)
• offene Lieferantenrechnungen (Kreditoren)
• Darlehen und Hypotheken des Geschäfts

Eine formelle Bilanz nach Gliederungsvorschriften ist nicht verlangt. Eine nachvollziehbare Aufstellung genügt.

Der Unterschied im Alltag

Diese Pflichten gelten trotzdem

Auch bei der einfachen Buchhaltung gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR. Nicht optional:

1. Vollständigkeit — jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, auch die Barzahlung ohne Quittung.
2. Belegnachweis — zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Ohne Beleg keine Buchung.
3. Klarheit — die Aufzeichnungen müssen für eine sachkundige Drittperson nachvollziehbar sein.
4. Zeitgerechte Erfassung — nicht alles am 31. Dezember nachtragen.
5. Unveränderbarkeit — nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben. Deshalb wird in MILQ jedes abgeschlossene Jahr gesperrt und Korrekturen laufen über Storno-Buchungen.

Trennung von privat und geschäftlich

Kein Gesetz zwingt Einzelfirmen zu einem separaten Geschäftskonto. Trotzdem ist es die wichtigste Einzelmassnahme für eine saubere Buchhaltung: Vermischst du private und geschäftliche Zahlungen auf einem Konto, musst du bei jeder Buchung neu entscheiden, wohin sie gehört — und bei einer Steuerprüfung erklären, warum.

Und die Mehrwertsteuer?

Die MWST-Pflicht ist eine völlig eigene Frage und hat mit der Buchführungspflicht nichts zu tun. Sie beginnt schon bei CHF 100'000.– Umsatz — also deutlich früher.

Das führt zum häufigsten Fall in der Praxis: mehrwertsteuerpflichtig, aber weiterhin mit einfacher Buchhaltung. Das ist völlig zulässig und der Normalfall zwischen den beiden Grenzen.

Zusammengefasst

• Unter CHF 500'000.– Umsatz genügt der Einzelfirma die einfache Buchhaltung.
• GmbH und AG müssen immer doppelt buchführen.
• Ab CHF 100'000.– kommt die MWST dazu — die einfache Buchhaltung bleibt aber zulässig.
• Belege sind Pflicht, ebenso die zehnjährige Aufbewahrung.
• Ein separates Geschäftskonto ist freiwillig, aber die beste Investition in eine ruhige Buchhaltung.