Ein Geschäftsjahr, komplett durchgerechnet
Lena ist selbständige Webdesignerin mit einer Einzelfirma im Kanton Bern. So sieht ihr Jahr in MILQ aus — von der ersten Buchung bis zur Steuererklärung.
Januar: einrichten
Beim ersten Start hinterlegt Lena ihre Firmendaten, das Geschäftsjahr (Kalenderjahr) und ihre QR-IBAN. Weil sie im Vorjahr die Umsatzgrenze überschritten hat, ist sie neu mehrwertsteuerpflichtig und wählt die Saldosteuersatz-Methode mit dem für ihre Branche festgelegten Satz.
Die Kategorien richtet MILQ automatisch ein — Honorare, Miete, Sozialversicherungen und so weiter. Sie passt nur zwei Bezeichnungen an ihre Sprache an.
Laufendes Jahr: erfassen
Jede Kundenrechnung schreibt Lena direkt in milq. Das PDF enthält den QR-Zahlteil, den ihre Kunden mit dem E-Banking einlesen können. Sobald eine Zahlung eingeht, markiert sie die Rechnung als bezahlt — die Einnahme entsteht dabei automatisch mit dem richtigen Datum.
Ausgaben erfasst sie einmal pro Woche: Betrag, Datum, Kategorie, Foto des Belegs. Für die Software-Abos aus dem Ausland setzt sie das Häkchen für die Bezugsteuer.
Juli und Januar: MWST abrechnen
Zweimal im Jahr erstellt sie die MWST-Abrechnung. MILQ rechnet den Bruttoumsatz der Periode mit ihrem Saldosteuersatz und füllt die Ziffern des ESTV-Formulars aus. Sie überträgt die Werte ins Portal, reicht ein und schliesst die Periode in MILQ ab — danach ist sie gegen nachträgliche Änderungen gesperrt.
Dezember: Abschluss vorbereiten
Vor dem Jahresende prüft Lena zwei Dinge. Erstens die offenen Posten: Zwei Rechnungen sind noch unbezahlt. Weil sie nach vereinnahmtem Entgelt abrechnet, gehören sie nicht ins alte Jahr — sie werden erst zur Einnahme, wenn das Geld eingeht.
Zweitens den Privatanteil am Geschäftsfahrzeug, den sie einmal jährlich als Korrektur erfasst.
Das Ergebnis
Am Jahresende sieht ihre Ergebnisrechnung so aus:
Ergebnisrechnung 2026
| Einnahmen | |
| Honorare Webdesign | 68'200.00 |
| Honorare Beratung | 14'500.00 |
| Lizenzeinnahmen | 2'300.00 |
| Total Einnahmen | 85'000.00 |
| Ausgaben | |
| Miete Atelier | 11'760.00 |
| Sozialversicherungen (AHV/IV/EO) | 8'420.00 |
| Software und Abos | 3'180.00 |
| Abschreibung Arbeitsgerät | 2'400.00 |
| Weiterbildung | 1'950.00 |
| Reisekosten | 1'480.00 |
| Versicherungen | 1'320.00 |
| Büromaterial und Porto | 470.00 |
| Total Ausgaben | 30'980.00 |
| Ergebnis (steuerbares Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit) | 54'020.00 |
Diese eine Zahl trägt Lena in ihre Steuererklärung ein. Dazu legt sie das Abschluss-PDF und das vollständige Journal bei — beides erzeugt MILQ mit je einem Klick. Das Belegarchiv als ZIP behält sie für den Fall einer Nachfrage.
Was das an Zeit gekostet hat
- Einrichtung im Januar: etwa 20 Minuten
- Laufende Erfassung: rund 10 Minuten pro Woche
- MWST-Abrechnung: zweimal je 15 Minuten
- Jahresabschluss: eine knappe Stunde inklusive Kontrolle
Zusammen etwa zehn Stunden im Jahr — für eine Buchhaltung, die vollständig, belegt und prüfungsfest ist.
Alle Zahlen sind erfunden und dienen der Veranschaulichung. Der Saldosteuersatz wird von der ESTV je Branche individuell festgelegt; der Normalsatz der MWST beträgt 8.1 %.