Offerte erstellen: Aufbau, Bindung, Umwandlung
Wie lange bindet dich eine Offerte, was gehört hinein und wie wird daraus eine Rechnung? Die rechtlichen Grundlagen und ein brauchbarer Aufbau.
Die Offerte ist das Dokument, das über den Auftrag entscheidet — und im Streitfall darüber, was eigentlich vereinbart war. Beides wird unterschätzt.
Rechtlich ist sie ein Antrag
Eine Offerte ist im Sinne des Obligationenrechts ein Antrag zum Vertragsabschluss. Nimmt der Kunde an, ist der Vertrag zustande gekommen — ohne weitere Unterschrift, ohne zusätzliches Dokument.
Wie lange du gebunden bist
Das hängt davon ab, was du hineinschreibst:
| Deine Offerte sagt | Du bist gebunden |
|---|---|
| «gültig bis 30. September» | bis zu diesem Datum |
| nichts zur Gültigkeit | so lange, wie eine Antwort zu erwarten wäre |
| «freibleibend» oder «unverbindlich» | gar nicht |
Der mittlere Fall ist der unangenehme: «So lange, wie eine Antwort bei ordentlichem und rechtzeitigem Versand erwartet werden darf» ist Auslegungssache. Bei einem einfachen Auftrag sind das wenige Tage, bei einem komplexen Projekt mehrere Wochen.
Offerte oder Kostenvoranschlag?
Der Unterschied ist erheblich, und die Begriffe werden dauernd vermischt.
Offerte mit Festpreis. Du nennst einen Preis und bist daran gebunden. Aufwand, den du unterschätzt hast, geht zu deinen Lasten.
Kostenvoranschlag. Eine Schätzung. Wird sie unverhältnismässig überschritten, darf der Kunde vom Vertrag zurücktreten oder die Vergütung herabsetzen lassen.
Für Arbeiten mit unklarem Umfang ist die dritte Variante oft die ehrlichste: nach Aufwand abrechnen, mit einem Kostendach.
Der Aufbau
Was sich bewährt hat, von oben nach unten:
1. Ausgangslage. Ein bis zwei Sätze, was der Kunde erreichen will. Zeigt, dass du verstanden hast — und legt fest, worauf sich der Preis bezieht.
2. Leistungen. Einzeln aufgeführt, nicht als Block. Je konkreter, desto weniger Diskussion später.
3. Was nicht enthalten ist. Der wichtigste und am häufigsten fehlende Teil. Fotos, Texte, Lizenzen, Hosting, Korrekturrunden über die vereinbarte Zahl hinaus.
4. Preis. Mit oder ohne MWST, aber eindeutig.
5. Termine. Auch die Mitwirkung des Kunden — Material, Feedback, Freigaben.
6. Zahlungskonditionen. Anzahlung, Teilrechnungen, Zahlungsfrist.
7. Gültigkeit. Datum.
| Konzept und Struktur, pauschal | 1'800.00 |
| Gestaltung, 5 Seiten à CHF 480 | 2'400.00 |
| Umsetzung, 16 Std. à CHF 140 | 2'240.00 |
| MWST 8.1 % | 521.64 |
| Gesamtpreis inkl. MWST | 6'961.64 |
Nicht enthalten: Bildlizenzen, Texterstellung, Hosting. Gültig bis 30.09.2026.
Der Abschnitt, der Geld spart
Was nicht enthalten ist, gehört sichtbar in die Offerte. Nicht als Kleingedrucktes.
Die typischen Streitpunkte:
- Anzahl der Korrekturrunden — «zwei Korrekturrunden inbegriffen, weitere nach Aufwand»
- Lizenzkosten für Schriften, Bilder, Software
- Reisezeit und Spesen
- Wartung und Support nach der Übergabe
- Nutzungsrechte: einmalig, unbegrenzt, exklusiv?
Von der Offerte zur Rechnung
Nimmt der Kunde an, sollte die Rechnung dieselbe Struktur tragen wie die Offerte. Gleiche Positionen, gleiche Bezeichnungen, gleiche Reihenfolge.
Verweise auf der Rechnung auf die Offerte, mit Datum und Nummer. Das ordnet den Vorgang und macht ihn Jahre später noch nachvollziehbar.
MWST auf der Offerte
Die Offerte löst keine Mehrwertsteuer aus — die entsteht erst mit der Leistung beziehungsweise der Zahlung. Trotzdem gehört der Steuerbetrag hinein, damit der Kunde weiss, was ihn erwartet.
In der Buchhaltung
Eine Offerte ist kein Buchungsvorgang. Sie erzeugt keinen Ertrag, keine Forderung und keine Steuer — auch dann nicht, wenn sie angenommen wurde. Gebucht wird erst, wenn Geld fliesst.
Aufbewahren solltest du sie trotzdem: Sie ist Geschäftskorrespondenz und im Streitfall dein wichtigster Beleg.
Zusammengefasst
- Eine angenommene Offerte ist der Vertrag — was fehlt, ist nicht vereinbart.
- Immer ein Gültigkeitsdatum nennen, zwei bis vier Wochen sind üblich.
- «Freibleibend» hebt die Bindung auf, ein Datum begrenzt sie.
- Festpreis bindet; ein Kostenvoranschlag darf nur mit Toleranz überschritten werden.
- Der Abschnitt «nicht enthalten» verhindert die meisten Konflikte.
- Die Rechnung sollte die Struktur der Offerte spiegeln, Abweichungen sichtbar.
- Buchhalterisch passiert bei einer Offerte nichts.
Häufige Fragen
- Wie lange bin ich an eine Offerte gebunden?
- Nennst du eine Frist, bist du bis dahin gebunden. Ohne Frist bleibst du unter Abwesenden so lange gebunden, wie eine Antwort bei ordentlichem Versand zu erwarten wäre. Mit dem Zusatz freibleibend entfällt die Bindung ganz.
- Was ist der Unterschied zwischen Offerte und Kostenvoranschlag?
- Eine Offerte nennt einen festen Preis, an den du gebunden bist. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung. Wird er unverhältnismässig überschritten, darf der Kunde vom Vertrag zurücktreten — deshalb gehört eine Toleranz hinein.
- Muss eine Offerte schriftlich sein?
- Rechtlich nicht, ein Vertrag kann auch mündlich zustande kommen. Praktisch ist Schriftlichkeit unverzichtbar: Ohne Dokument lässt sich im Streitfall nicht zeigen, was vereinbart war.
- Fällt auf einer Offerte MWST an?
- Die Offerte löst keine Steuer aus — die entsteht erst mit Leistung oder Zahlung. Weise die MWST aber trotzdem aus, damit der Kunde weiss, was er am Ende bezahlt. Bei Privatkunden ist der Bruttobetrag die ehrlichere Zahl.