Was gehört auf eine Rechnung? Pflichtangaben
Welche Angaben eine Schweizer Rechnung enthalten muss, was nur mit MWST-Pflicht dazukommt und woran der Vorsteuerabzug deines Kunden scheitert.
Eine Rechnung ist kein Formular. Trotzdem entscheidet sie darüber, ob dein Kunde zahlen kann, ob er die Vorsteuer abziehen darf und ob du im Streitfall etwas in der Hand hast.
Zwei verschiedene Regelwerke
Das ist der Punkt, der am häufigsten durcheinandergeht:
Dass es ohne MWST-Pflicht keine Vorschrift gibt, heisst nicht, dass du weglassen solltest. Eine Rechnung, aus der Leistung und Fälligkeit nicht hervorgehen, ist im Streitfall wertlos.
Die Basis — immer
Diese Angaben gehören auf jede Rechnung, unabhängig von der MWST:
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Dein Name und deine Adresse | Wer stellt die Forderung? |
| Name und Adresse des Kunden | Gegen wen richtet sie sich? |
| Rechnungsdatum | Startpunkt für Fristen |
| Rechnungsnummer | Zuordnung von Zahlungen |
| Art und Umfang der Leistung | Wofür wird bezahlt? |
| Leistungsdatum oder -zeitraum | In welche Periode gehört es? |
| Betrag | Wie viel? |
| Zahlungsfrist mit Datum | Ab wann ist Verzug? |
| IBAN oder QR-Einzahlungsschein | Wohin? |
Mit MWST-Pflicht kommt dazu
Bist du im MWST-Register eingetragen, verlangt Art. 26 MWSTG zusätzlich:
- deine UID mit dem Zusatz MWST, also im Format
CHE-123.456.789 MWST - den Steuersatz, in der Regel 8.1 %
- den Steuerbetrag in Franken
- bei mehreren Sätzen: die Aufteilung des Entgelts je Satz
Brutto oder netto ausweisen?
Beides ist zulässig, solange der Steuerbetrag erkennbar ist.
| Beratung, 12 Stunden à CHF 150 | 1'800.00 |
| MWST 8.1 %1'800.00 × 8.1 % | 145.80 |
| Rechnungsbetrag | 1'945.80 |
Klarer für den Kunden — er sieht Entgelt und Steuer getrennt.
Alternativ darfst du einen Bruttobetrag nennen und den darin enthaltenen Steuerbetrag ausweisen. Bei Privatkunden ist das oft angenehmer, weil nur eine Zahl im Vordergrund steht.
Wenn du keine MWST ausweist
Zwei Fälle, die unterschiedlich behandelt werden:
Du bist nicht MWST-pflichtig. Dann weist du schlicht keine Steuer aus und schreibst auch keine MWST-Nummer hin. Ein Hinweis ist nicht nötig, hilft aber gegen Rückfragen: «Nicht mehrwertsteuerpflichtig.»
Du bist MWST-pflichtig, aber die Leistung ist ausgenommen oder befreit. Dann gehört der Grund auf die Rechnung — etwa «Von der MWST befreite Leistung nach Art. 23 MWSTG» beim Export.
Die Rechnungsnummer
Eine lückenlose Nummerierung ist nicht vorgeschrieben. Trotzdem gehört sie zum Handwerk:
- Zuordnung. Ohne Nummer weisst du bei einer Zahlung nicht, welche Rechnung beglichen wurde — besonders wenn ein Kunde mehrere offen hat.
- Vollständigkeit. Bei einer MWST-Kontrolle ist eine lückenlose Reihe der einfachste Nachweis, dass keine Umsätze fehlen.
- Mahnwesen. Jede Zahlungserinnerung verweist auf die Nummer.
Bewährt hat sich ein Schema mit Jahr: 2026-001, 2026-002. Nach einem
Jahreswechsel sortiert sich alles von selbst.
Was die Leistung beschreiben muss
«Diverse Arbeiten» ist die häufigste Schwachstelle. Art und Umfang müssen erkennbar sein — für den Kunden, für dessen Steueramt und für deines.
| Schlecht | Besser |
|---|---|
| Diverse Arbeiten | Konzeption Website, 14 Std. à CHF 140 |
| Beratung | Steuerberatung Sitzung 12.03.2026, 3 Std. |
| Material | Eichenplatte 200 × 80 cm, 2 Stk. |
Was gern vergessen geht
Wie lange aufbewahren?
Deine Ausgangsrechnungen sind Buchungsbelege und damit 10 Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres. Ein PDF genügt, solange es unveränderbar abgelegt ist.
Zusammengefasst
- Ohne MWST-Pflicht gibt es keine Formvorschrift — vollständig sein lohnt sich trotzdem.
- Mit MWST-Pflicht gilt Art. 26 MWSTG: UID mit Zusatz MWST, Steuersatz, Steuerbetrag.
- Ohne UID verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug und zahlt später.
- Wer MWST ausweist, schuldet sie — auch ohne Steuerpflicht.
- Immer den gesetzlichen Satz ausweisen, nie den Saldosteuersatz.
- Ein konkretes Verfalldatum statt einer Fristangabe spart dir eine Mahnung.
- Leistung so beschreiben, dass Art und Umfang erkennbar sind.
Stand der Angaben: Die in diesem Artikel genannten Sätze und Beträge entsprechen dem Stand vom 7. August 2026. Sie dienen der Information und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte erteilen die ESTV, deine kantonale Steuerverwaltung oder eine Treuhandstelle.
Häufige Fragen
- Welche Angaben muss eine Rechnung zwingend enthalten?
- Ohne MWST-Pflicht schreibt kein Gesetz eine bestimmte Form vor — nötig ist, was die Forderung belegbar macht: beide Adressen, Datum, Leistung, Betrag und Zahlungsangaben. Mit MWST-Pflicht gilt Artikel 26 MWSTG mit einer verbindlichen Liste.
- Brauche ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
- Eine lückenlose Nummerierung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Praktisch ist sie unverzichtbar: Ohne eindeutige Nummer kannst du Zahlungen nicht zuordnen und bei einer Kontrolle die Vollständigkeit deiner Umsätze nicht zeigen.
- Muss ich meine MWST-Nummer auf die Rechnung schreiben?
- Nur wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist. Dann gehört die UID im Format CHE-123.456.789 MWST auf jede Rechnung. Wer nicht MWST-pflichtig ist, darf weder eine MWST-Nummer noch einen Steuerbetrag ausweisen.
- Was passiert, wenn Angaben fehlen?
- Deine Forderung bleibt gültig — eine unvollständige Rechnung ist nicht ungültig. Aber dein Kunde kann die Vorsteuer möglicherweise nicht abziehen und verlangt eine korrigierte Rechnung. Das kostet dich Zeit und verzögert die Zahlung.
- Darf ich als nicht MWST-pflichtige Person MWST ausweisen?
- Nein. Wer MWST ausweist, schuldet sie auch — selbst ohne Steuerpflicht. Ein versehentlich ausgewiesener Steuerbetrag muss an die ESTV abgeliefert werden, bis die Rechnung korrigiert ist.