Établir une offre : structure, engagement, conversion

L'offre est le document qui décide du mandat — et, en cas de litige, de ce qui avait réellement été convenu. Les deux sont sous-estimés.

Juridiquement, c'est une proposition

Une offre est, au sens du Code des obligations, une proposition de conclure un contrat. Si le client accepte, le contrat est conclu — sans autre signature, sans document supplémentaire.

Combien de temps vous êtes lié

Cela dépend de ce que vous y écrivez :

Le cas du milieu est le désagréable : « aussi longtemps qu'une réponse peut être attendue en cas d'envoi régulier et en temps utile » est affaire d'interprétation. Pour un mandat simple, ce sont quelques jours ; pour un projet complexe, plusieurs semaines.

Offre ou devis ?

La différence est considérable, et les termes sont constamment mélangés.

Offre à prix fixe. Vous indiquez un prix et y êtes lié. L'effort que vous avez sous-estimé est à votre charge.

Devis. Une estimation. S'il est dépassé de manière disproportionnée, le client peut se départir du contrat ou faire réduire la rémunération.

Pour des travaux à l'étendue incertaine, la troisième variante est souvent la plus honnête : facturer en régie, avec un plafond de coûts.

La structure

Ce qui a fait ses preuves, de haut en bas :

1. Situation de départ. Une à deux phrases sur ce que le client veut atteindre. Montre que vous avez compris — et fixe à quoi le prix se rapporte.

2. Prestations. Énumérées une à une, pas en bloc. Plus c'est concret, moins il y a de discussions ensuite.

3. Ce qui n'est pas compris. La partie la plus importante et la plus souvent absente. Photos, textes, licences, hébergement, tours de correction au-delà du nombre convenu.

4. Prix. Avec ou sans TVA, mais sans ambiguïté.

5. Délais. Y compris la collaboration du client — matériel, retours, validations.

6. Conditions de paiement. Acompte, factures partielles, délai de paiement.

7. Validité. Date.

La section qui fait économiser de l'argent

Ce qui n'est pas compris doit figurer visiblement dans l'offre. Pas en petits caractères.

Les points de friction typiques :

• nombre de tours de correction — « deux tours de correction compris, les suivants en régie »
• coûts de licences pour polices, images, logiciels
• temps de déplacement et frais
• maintenance et support après la remise
• droits d'utilisation : unique, illimité, exclusif ?

De l'offre à la facture

Si le client accepte, la facture devrait porter la même structure que l'offre. Mêmes positions, mêmes désignations, même ordre.

Renvoyez sur la facture à l'offre, avec date et numéro. Cela ordonne l'opération et la rend encore compréhensible des années plus tard.

La TVA sur l'offre

L'offre ne déclenche pas de taxe sur la valeur ajoutée — celle-ci ne naît qu'avec la prestation, respectivement le paiement. Le montant de l'impôt y figure quand même, pour que le client sache ce qui l'attend.

Dans la comptabilité

Une offre n'est pas une opération comptable. Elle ne génère ni produit, ni créance, ni impôt — même une fois acceptée. On ne comptabilise que lorsque l'argent circule.

Vous devriez quand même la conserver : c'est de la correspondance commerciale et, en cas de litige, votre pièce la plus importante.

En résumé

• Une offre acceptée est le contrat — ce qui manque n'est pas convenu.
• Toujours indiquer une date de validité, deux à quatre semaines sont usuelles.
• « Sans engagement » supprime l'engagement, une date le limite.
• Le prix fixe lie ; un devis ne peut être dépassé qu'avec tolérance.
• La section « non compris » évite la plupart des conflits.
• La facture devrait refléter la structure de l'offre, les écarts visibles.
• Comptablement, il ne se passe rien avec une offre.