Belege aufbewahren: 10 Jahre, aber wie genau?
Welche Belege du aufbewahren musst, wie lange, ob digital erlaubt ist und was die Geschäftsbücherverordnung konkret von dir verlangt.
«Zehn Jahre aufbewahren» weiss jeder. Was das genau umfasst, ob ein Foto vom Kassenbon reicht und wann ein Kontoauszug als Beleg genügt, ist deutlich weniger klar.
Was aufbewahrt werden muss
Das Obligationenrecht nennt drei Kategorien:
- Geschäftsbücher — deine Buchhaltung selbst, also das Journal und die Auswertungen
- Buchungsbelege — alles, was eine Buchung begründet
- Geschäftskorrespondenz — Verträge, Offerten, wesentlicher Schriftverkehr
In der Praxis heisst das für eine Einzelfirma:
| Aufbewahren | Beispiele |
|---|---|
| Ausgangsrechnungen | jede Rechnung, die du gestellt hast |
| Eingangsrechnungen | Lieferanten, Abos, Software, Miete |
| Quittungen und Kassenbons | Material, Fachliteratur, Bewirtung |
| Bank- und Kreditkartenauszüge | monatlich, vollständig |
| Verträge | Miete, Leasing, Versicherungen, Kunden |
| Steuerunterlagen | MWST-Abrechnungen, Veranlagungen |
| Lohnunterlagen | AHV-Abrechnungen, Lohnausweise |
Die Frist
10 Jahre — gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, nicht ab dem Belegdatum.
Bei Grundstücken gilt eine längere Frist: Unterlagen zu Liegenschaften sind 20 Jahre aufzubewahren.
Digital ist erlaubt
Die Geschäftsbücherverordnung stellt elektronische Belege dem Papier gleich. Du darfst also scannen und das Original entsorgen. Zwei Anforderungen müssen erfüllt sein:
Integrität — der Beleg darf nachträglich nicht unbemerkt veränderbar sein. PDFs auf einem Laufwerk mit Versionierung und Zugriffsprotokoll erfüllen das; eine Word-Datei, die jeder überschreiben kann, nicht.
Lesbarkeit über die ganze Frist — die Belege müssen zehn Jahre lang lesbar bleiben. Formate, die niemand mehr öffnen kann, oder ein Cloud-Konto, das mit einem gekündigten Abo verschwindet, sind ein Problem.
Kassenbons verblassen
Ein praktisches Problem, das mehr Ärger macht als jede Verordnung: Thermopapier-Bons sind nach zwei bis drei Jahren leer.
Der Kontoauszug reicht nicht
Ein häufiger Irrtum: «Die Zahlung steht doch auf dem Bankauszug.»
Der Auszug beweist, dass ein Betrag an einen Empfänger geflossen ist. Er sagt nichts darüber, wofür. Ob CHF 1200 an einen Elektronikhändler ein Geschäftslaptop oder ein privater Fernseher waren, geht daraus nicht hervor.
Deshalb braucht jede Buchung zwei Dinge: den Zahlungsnachweis und den Leistungsbeleg.
Was auf einem gültigen Beleg stehen muss
Damit ein Beleg vollständig ist — und gerade für den Vorsteuerabzug anerkannt wird:
- Name und Adresse des Leistungserbringers
- bei MWST-Ausweis dessen UID mit dem Zusatz «MWST»
- Name und Adresse des Empfängers
- Datum der Leistung
- Art und Umfang der Leistung
- Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag
Eine Ablage, die zehn Jahre hält
Was sich in der Praxis bewährt:
- Ein Ordner pro Geschäftsjahr, nicht pro Lieferant. Gesucht wird fast immer nach Zeitraum.
- Belegnummern, die auch in der Buchhaltung stehen. Ohne Verknüpfung findest du nach fünf Jahren nichts mehr.
- Zwei Kopien an zwei Orten. Eine Festplatte im gleichen Raum wie der Laptop ist keine Sicherung.
- Am Jahresende einfrieren. Ordner des abgeschlossenen Jahres schreibgeschützt ablegen.
Zusammengefasst
- 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, bei Grundstücken 20.
- Aufzubewahren sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege und wesentliche Korrespondenz.
- Digital ist erlaubt, wenn Unveränderbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet sind.
- Kassenbons sofort scannen — Thermopapier verblasst.
- Ein Kontoauszug allein ist kein Beleg.
- Ablage nach Geschäftsjahr, mit Belegnummern und einer zweiten Kopie.
Stand der Angaben: Die in diesem Artikel genannten Sätze und Beträge entsprechen dem Stand vom 7. August 2026. Sie dienen der Information und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte erteilen die ESTV, deine kantonale Steuerverwaltung oder eine Treuhandstelle.
Häufige Fragen
- Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
- Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Ein Beleg vom Februar 2026 muss also bis Ende 2036 verfügbar bleiben. Das gilt für Buchungsbelege, Geschäftsbücher und den Geschäftsbericht.
- Darf ich Papierbelege scannen und wegwerfen?
- Ja. Die Geschäftsbücherverordnung stellt elektronische Belege dem Papier gleich, solange Echtheit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind. Das Original darf danach vernichtet werden — mit einer wichtigen Ausnahme bei Zollbelegen für die Einfuhrsteuer.
- Reicht ein Kontoauszug als Beleg?
- Nein. Der Kontoauszug beweist nur, dass Geld geflossen ist, nicht wofür. Du brauchst zusätzlich die Rechnung oder Quittung, aus der Leistung, Datum und Betrag hervorgehen.
- Muss der Geschäftsbericht auf Papier vorliegen?
- Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht müssen unterzeichnet und schriftlich aufbewahrt werden. Für alle übrigen Unterlagen — Buchungsbelege, Korrespondenz — genügt die elektronische Form.