Conserver les pièces justificatives : 10 ans, mais comment exactement ?
Quelles pièces vous devez conserver, combien de temps, si le numérique est admis et ce que l'ordonnance sur les livres de comptes exige concrètement de vous.
« Conserver dix ans », tout le monde le sait. Ce que cela recouvre exactement, si une photo du ticket de caisse suffit et quand un relevé de compte vaut pièce justificative est nettement moins clair.
Ce qui doit être conservé
Le Code des obligations nomme trois catégories :
- Les livres — votre comptabilité elle-même, donc le journal et les états
- Les pièces comptables — tout ce qui justifie une écriture
- La correspondance commerciale — contrats, offres, échanges écrits essentiels
En pratique, pour une raison individuelle, cela signifie :
| À conserver | Exemples |
|---|---|
| Factures émises | chaque facture que vous avez établie |
| Factures reçues | fournisseurs, abonnements, logiciels, loyer |
| Quittances et tickets de caisse | matériel, littérature spécialisée, repas d'affaires |
| Relevés bancaires et de carte de crédit | mensuels, complets |
| Contrats | loyer, leasing, assurances, clients |
| Documents fiscaux | décomptes TVA, taxations |
| Documents salariaux | décomptes AVS, certificats de salaire |
Le délai
10 ans — comptés à partir de la fin de l'exercice, pas de la date de la pièce.
Pour les immeubles, un délai plus long s'applique : les documents relatifs aux biens immobiliers sont à conserver 20 ans.
Le numérique est admis
L'ordonnance sur les livres de comptes assimile les pièces électroniques au papier. Vous pouvez donc scanner et éliminer l'original. Deux exigences doivent être remplies :
Intégrité — la pièce ne doit pas pouvoir être modifiée après coup sans que cela se remarque. Des PDF sur un support avec versionnage et journal d'accès y répondent ; un fichier Word que chacun peut écraser, non.
Lisibilité pendant tout le délai — les pièces doivent rester lisibles pendant dix ans. Des formats que plus personne ne peut ouvrir, ou un compte cloud qui disparaît avec un abonnement résilié, sont un problème.
Les tickets de caisse s'effacent
Un problème pratique qui cause plus d'ennuis que n'importe quelle ordonnance : les tickets sur papier thermique sont vierges après deux à trois ans.
Le relevé de compte ne suffit pas
Une erreur fréquente : « Le paiement figure pourtant sur le relevé bancaire. »
Le relevé prouve qu'un montant a été versé à un destinataire. Il ne dit rien sur le pourquoi. Que CHF 1200 versés à un commerçant d'électronique soient un ordinateur portable professionnel ou un téléviseur privé n'en ressort pas.
C'est pourquoi chaque écriture a besoin de deux choses : la preuve du paiement et la pièce de la prestation.
Ce qui doit figurer sur une pièce valable
Pour qu'une pièce soit complète — et reconnue notamment pour la déduction de l'impôt préalable :
- nom et adresse du fournisseur de la prestation
- en cas d'indication de la TVA, son IDE avec la mention « TVA »
- nom et adresse du destinataire
- date de la prestation
- nature et étendue de la prestation
- contre-prestation ainsi que taux et montant de l'impôt
Un classement qui tient dix ans
Ce qui fait ses preuves en pratique :
- Un dossier par exercice, pas par fournisseur. On cherche presque toujours par période.
- Des numéros de pièce qui figurent aussi dans la comptabilité. Sans lien, vous ne retrouvez plus rien après cinq ans.
- Deux copies à deux endroits. Un disque dur dans la même pièce que l'ordinateur portable n'est pas une sauvegarde.
- Figer en fin d'année. Classer les dossiers de l'exercice bouclé en lecture seule.
En résumé
- 10 ans à partir de la fin de l'exercice, 20 pour les immeubles.
- À conserver : livres, pièces comptables et correspondance essentielle.
- Le numérique est admis si l'inaltérabilité et la lisibilité sont garanties.
- Scanner immédiatement les tickets de caisse — le papier thermique s'efface.
- Un relevé de compte seul n'est pas une pièce.
- Classement par exercice, avec numéros de pièce et une deuxième copie.
État des informations : Les taux et montants cités dans cet article correspondent à l'état au 7 août 2026. Ils sont fournis à titre d'information et ne remplacent pas un conseil fiscal ou juridique. Pour des renseignements contraignants, adressez-vous à l'AFC, à votre administration fiscale cantonale ou à une fiduciaire.
Questions fréquentes
- Combien de temps dois-je conserver les pièces justificatives ?
- Dix ans, à compter de la fin de l'exercice. Une pièce de février 2026 doit donc rester disponible jusqu'à fin 2036. Cela vaut pour les pièces comptables, les livres et le rapport de gestion.
- Puis-je scanner les pièces papier et les jeter ?
- Oui. L'ordonnance sur les livres de comptes assimile les pièces électroniques au papier, tant que l'authenticité et l'inaltérabilité sont garanties. L'original peut ensuite être détruit — avec une exception importante pour les pièces douanières relatives à l'impôt sur les importations.
- Un relevé de compte suffit-il comme pièce ?
- Non. Le relevé de compte prouve seulement que de l'argent a circulé, pas pour quoi. Il vous faut en plus la facture ou la quittance indiquant la prestation, la date et le montant.
- Le rapport de gestion doit-il exister sur papier ?
- Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être signés et conservés par écrit. Pour tous les autres documents — pièces comptables, correspondance — la forme électronique suffit.